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Un boursier du Bénin, Monsieur Rodolphe TCHINTCHIN cohorte 2015, présente une communication à la 46ième édition du congrès des archivistes du Québec à Montréal.

UN BOURSIER DU BÉNIN, MONSIEUR RODOLPHE TCHINTCHIN COHORTE 2015, PRÉSENTE UNE COMMUNICATION À LA 46IÈME ÉDITION DU CONGRÈS DES ARCHIVISTES DU QUÉBEC À MONTRÉAL.


Boursier: Koffi Pelineau Rodolphe TCHINTCHIN
Cohorte: 2015
Programme:
Établissement: Université Laval
Niveau de formation:

Monsieur Rodolphe TCHINTCHIN, boursier du Bénin de la cohorte 2015 à la maîtrise en histoire-archivistique à l'Université Laval a présenté une communication à la 46ième édition du congrès des archivistes du Québec ( http://congres.archivistes.qc.ca/2017/06/03/congres-2017-compte-rendu-vendredi/ ). Félicitations Monsieur Tchintchin.


 

 

Communication sur le thème : Les archives des archives du Ministère du plan et du développement de la République du Bénin

 

RESUME

Le service de pré archivage et de la gestion des savoirs du ministère du plan du Bénin a été créé en 1999. Les activités réalisées ont conduit à la production de documents par le service qui malheureusement sont mal gérés. Cette situation est due à certaines difficultés qui appellent des solutions.

Avant de présenter ces difficultés et solutions, il convient de vous présenter ce service.

  1. Attributions du service de pré archivage et quelques activités exécutées

            Le service de pré archivage assure la conservation et le classement des actes du Ministère et gère les dossiers sortis du classement courant[1].

            Comme activités phares réalisées, je peux citer la réalisation de l’étude pour la mise en place d’un système performant de pré archivage, l’organisation des archives de tout le ministère, les activités courantes comme la collecte, le tri et le traitement des archives des structures. Le service produit des documents qui constituent un fonds de 50  mètres linéaires. Bien qu’en quantité infime, ce fonds est mal conservé.

  1. Causes de la mauvaise gestion des archives du SPGS et approches de solutions

            Elles ont pour nom : inexistence d’outils de gestion archivistique, insuffisance de ressources humaines, matérielles et financières et absence d’un système d’informatisation du service.

            Comme solutions, je suggère de doter le service des archives d’outils de gestion (calendrier de conservation, tableau de classification, bordereaux de transfert et de versement, manuels de procédures, etc.), de renforcer le personnel en quantité et en qualité, de mettre à la disposition du service un local approprié, d’accroître les ressources financières et matérielles, d’informatiser les procédures et mettre en place une connexion internet haut débit.

Les archives du service de pré archivage ne font pas l’objet d’une attention requise alors que ce dernier à l’endroit des autres structures en vue de la conservation des documents. Des propositions ont été proposées en vue de la mise en place d’un meilleur système de conservation de sa mémoire et donc du ministère tout entier.

 

 

 

 

[1] Article 14 de l’arrêté année 2013 n° 079/MDAEP/DC/SGM/SA du 24 juin 2013 portant attributions, organisation et fonctionnement de la Direction de l’informatique et du pré archivage du MPD

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